Das Thema E-Rechnungen wird ab dem 01.01.2025 für Selbständige absolut präsent sein.

Allerdings gibt es, wie in so vielen anderen Bereichen, keine einheitliche Regelung für alle Selbständigen und Gewerbetreibenden. Deswegen lohnt sich ein genauer Blick.

Wer muss demnächst E-Rechnungen ausstellen?

Die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. (Quelle: Bundesministerium der Finanzen).

Für viele nach dem Umsatzsteuergesetz steuerfreie Umsätze gilt die Verpflichtung nicht.

Dies betrifft Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 USTG (Umsatzsteuergesetz), zum Beispiel Heilbehandlungen, umsatzsteuerbefreite Bildungsmaßnahmen und Leistungen der Jugendhilfe.

Und die Verpflichtung zum Einsatz von E-rechnungen gilt ausschließlich zwischen Geschäftspartnern. Sie gilt nicht für die Rechnungsstellung gegenüber privaten Rechnungsempfängern.

Auch wenn die Verpflichtung besteht, eine E-Rechnung auszustellen, wird davon abgesehen bei:

• Kleinstbeträgen bis zu 250 Euro Bruttobetrag 
• Leistungen, die von Kleinunternehmer/innen erbracht werden
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmen sind, zum Beispiel gemeinnützige Vereine

Ab wann müssen E-Rechnungen erstellt werden?

Ab dem 01. Januar 2025 gilt die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung und alle Unternehmen (bzw. Selbständigen) müssen E-Rechnungen empfangen können. 

Bis Ende 2026 dürfen, das Einverständnis des Rechnungsempfängers vorausgesetzt, noch Rechnungen auf Papier oder als „normale“ PDF-Datei verschickt werden.

Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen das auch noch bis Ende 2027.

Ab 2028 müssen dann alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen, zu lesen und zu verarbeiten.

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt ist, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Das strukturierte Format wird durch eine Programmierung ermöglicht, die wie ein HTML-Quellcode aussieht.

Das Speicherformat nennt sich „XML“. Diese Dateien können zum Beispiel in Bankprogramme hochgeladen werden und dort als Lastschrift oder Überweisung erkannt werden.

Die E-Rechnung kann entweder als „Xrechnung“ in einem reinen XML-Format erstellt werden, diese Datei wäre dann nicht gut lesbar.

Oder im „ZUGFeRD-Format“, das ist ein PDF-Dokument, in welches die XML-Informationen integriert werden (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).

Auch andere Rechnungsformate sind möglich, wenn sie die Anforderungen erfüllen.

Wie kann man eine E-Rechnung erstellen?

Dies ist nur mit einer geeigneten Software möglich. Wer ein Buchhaltungsprogramm nutzt, kann davon ausgehen, dass das Modul zur Erstellung der E-Rechnungen in Kürze, vermutlich ohne Mehrkosten, integriert wird oder bereits integriert ist.

Hier gib es eine Reihe von Anbietern, wie zum Beispiel Lexware, Lexoffice, Sevdesk, DATEV, Wiso Mein Büro und Sage.

Diese Programme sind in der Regel kostenpflichtig. Für Selbständige, die ihre Buchhaltung mit diesen Programmen erledigen, ist das eine preiswerte Möglichkeit.

Für nebenberufliche Selbständige, die nur hin und wieder eine Rechnung schreiben, erscheinen diese Kosten eventuell schon zu hoch zu sein.

Kostenfreie Lösungen bieten derzeit zum Beispiel accountable, PDF 24 und WISO Mein Büro.

Wie kann man eine E-Rechnung empfangen?

Die Einrichtung eines E-Mail-Postfaches reicht aus, um den Empfang zu gewährleisten. 

Die Anforderungen an die Archivierung sind schon eine größere Herausforderung.

Grundsätzlich sollten alle Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Auch bei elektronischen Formaten sollte die Unveränderbarkeit gewährleistet sein.

Das betrifft den Inhalt und das elektronische Format.

Bei den Buchführungsprogrammen lassen sich Rechnungen inzwischen auch nicht einfach so korrigieren, sondern müssen storniert und neu ausgestellt werden, wenn eine Änderung erforderlich ist.

E-Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Der Zugriff auf die Rechnungen für Berechtigte, wie z.B. Steuerprüfer, muss gewährleistet sein.

Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, müssen alle Zugriffe auf die archivierten E-Rechnungen protokolliert werden. Diese Protokolle müssen ebenfalls für die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden.

Die Archivierungssysteme müssen revisionssicher sein. Das bedeutet, dass die gespeicherten Daten vor Verlust, Veränderung und unbefugtem Zugriff geschützt sein müssen. Es sollte ein internes Kontrollsystem vorhanden sein, das dies sicherstellt.

E-Rechnungen dürfen auf einem Computer archiviert werden, wenn sichergestellt ist, dass die oben genannten Anforderungen erfüllt sind. Eine externe Datensicherung ist in diesem Fall ergänzend sinnvoll.

Es kann auch sinnvoll sein, spezialisierte Archivierungssoftware oder Cloud-basierte Archivierungslösungen zu verwenden, die diese Anforderungen automatisch erfüllen.

Bei den kostenpflichtigen Buchhaltungsprogrammen sind entsprechende Clouds inzwischen Standard. 

Muss man auf Verlangen eine E-Rechnung schreiben, wenn man selbst gar nicht zu den „Betroffenen“ gehört?

Bislang gibt es keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, wenn man selbst nicht zum Kreis der „Betroffenen“ zählt.

Möglicherweise wird der Rechnungsempfänger seine eigenen Strukturen so gestalten, dass dieser eine reine PDF oder Papierrechnung nicht mehr ohne Mehraufwand verarbeiten kann.

Zum Wohle der Geschäftsbeziehungen ist hier die Erstellung einer E-Rechnung (zum Beispiel mit Hilfe der kostenfreien Programme) sicherlich anzuraten.

Gilt das alles nur in Deutschland?

Die Vorgabe gilt laut dem Bundesministerium der Finanzen tatsächlich für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.

Rechtliche Grundlage ist eine EU-Richtlinie aus dem Jahr 2014, die über das in 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz in Deutschland umgesetzt wurde.

Andere Länder haben die E-Rechnungen schon früher eingeführt. In Europa ist hier Italien führend. Auch in Frankreich, Spanien und Polen hat sie sich bereits etabliert.

Ebenso in Lateinamerika (Mexiko, Brasilien, Chile), Asien (Südkorea, Indien, China), Saudi-Arabien, Türkei und Australien wurde sie bereits eingeführt. (Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit).

Fazit

Zahlreiche selbständige Weiterbilder/innen werden von der Verpflichtung, E-Rechnungen zu erstellen, zunächst oder auch dauerhaft nicht betroffen sein.

Die Erstellung von E-Rechnungen ist nicht so kompliziert und kostspielig, wie zunächst befürchtet wurde. 

Der Empfang ist durch einen einfachen Mailaccount gewährleistet.

Allein die Archivierung ist eine kleine Herausforderung. Wer diese meistert, hat aber insgesamt einen richtigen Schritt in Richtung der eigenen Datensicherheit unternommen.

Gegenüber Geschäftskunden, insbesondere international, macht es einen guten Eindruck, wenn man E-Rechnungen erstellen kann.

Über die Autorin

Edit Frater, 1. Vorsitzende und Initiatorin der Trainerversorgung e.V., die sich seit 1994 auf die Beratung von selbständigen Weiterbildner/innen spezialisiert hat.

Hauptschwerpunkte sind berufsständische Fragen und Versicherungskonzepte speziell für diese Zielgruppe.

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